Averbação no cartório: documentos exigidos e por quê

O que o cartório analisa antes de averbar uma construção

Averbar a obra no Cartório de Registro de Imóveis é o passo que transforma a construção em informação oficial dentro da matrícula do imóvel. Sem a averbação, o imóvel fica incompleto do ponto de vista registral, o que pode travar venda, financiamento, inventário, doação e qualquer operação que dependa de matrícula atualizada.

O problema é que muita gente só descobre isso quando já está com pressa. Chega ao cartório e recebe uma lista de exigências, principalmente ligadas a CND, CNO, Habite-se e coerência de dados da obra. Este artigo explica quais documentos costumam ser pedidos e o motivo técnico por trás de cada um.

Por que o cartório exige documentos específicos

O cartório não “cria regras” por conta própria. Ele precisa garantir que o que vai ser averbado:

• é verdadeiro e comprovável
• está coerente com a matrícula e com o cadastro municipal
• não viola exigências legais relacionadas à obra
• não tem pendências que impeçam o registro de forma segura

Por isso, o cartório normalmente exige documentos em três blocos: imóvel, obra e regularidade fiscal/previdenciária.

Documentos que o cartório costuma pedir na averbação

A lista exata pode variar conforme a cidade e o cartório, mas, na prática, os itens abaixo aparecem com muita frequência.

1) Matrícula atualizada do imóvel

A matrícula é o “histórico oficial” do imóvel. O cartório precisa verificar quem é o proprietário, a descrição do terreno e se existem registros que impactem a averbação.

Por que isso importa: se a matrícula estiver desatualizada ou com dados divergentes, o cartório pode exigir correções antes de aceitar qualquer alteração.

2) Documento do proprietário

Em geral, RG e CPF, ou documentos societários se for pessoa jurídica. Em alguns casos, o cartório solicita também certidão de casamento ou informações do regime de bens.

Por que isso importa: a averbação altera a matrícula, então o cartório precisa confirmar legitimidade e poderes de quem solicita.

3) Alvará de construção

Documento municipal que autoriza a execução. Nem sempre é obrigatório para toda e qualquer obra, mas costuma ser exigido quando a prefeitura emite e controla esse tipo de licença.

Por que isso importa: comprova que a obra foi iniciada sob autorização do município e ajuda a validar endereços, área e destinação.

4) Habite-se ou documento equivalente

O Habite-se comprova que a obra foi concluída e está apta ao uso, conforme as regras municipais. Alguns municípios utilizam nomes diferentes ou emitem certidões equivalentes.

Por que isso importa: o cartório precisa de um documento de conclusão, porque a averbação registra a existência final da edificação.

5) Projeto aprovado ou documento técnico da edificação

Em alguns casos, o cartório pede projeto aprovado, planta, memorial ou documento técnico que identifique a obra, principalmente quando há dúvidas sobre área, tipologia ou confrontações.

Por que isso importa: a matrícula precisa ser atualizada com uma descrição consistente da construção. Quando a área ou padrão não fica claro, surgem exigências.

6) ART ou RRT do responsável técnico

A ART (engenharia) ou RRT (arquitetura) comprova que houve responsabilidade técnica formal por parte de profissional habilitado, conforme a natureza do serviço.

Por que isso importa: reforça a validade técnica da documentação e reduz risco de informações conflitantes sobre área e execução.

7) CND de obra

A Certidão Negativa de Débitos da obra é, na prática, o documento mais sensível do processo. Ela comprova regularidade perante a Receita Federal quanto às contribuições previdenciárias relacionadas à construção.

Por que isso importa: sem CND, a averbação costuma ser travada. O cartório precisa de segurança para registrar a obra sem pendência previdenciária.

Por que a CND, o CNO e o SERO viram exigência no cartório

A parte previdenciária é onde muitos proprietários se perdem.

• CNO: cadastro que identifica oficialmente a obra na Receita Federal.
• SERO: sistema onde ocorre a aferição e apuração do INSS da obra.
• CND: documento final que comprova regularidade e libera o encerramento.

Quando o CNO está incoerente, quando o SERO é preenchido sem critério ou quando a CND não é emitida corretamente, o cartório tende a exigir regularização antes de averbar.

O efeito prático é simples: sem essa etapa fechada, o imóvel pode ficar “pronto na realidade”, mas incompleto no registro.

Principais motivos de exigência no cartório

Na rotina, as exigências aparecem quase sempre por causa de:

• divergência de área construída entre prefeitura, CNO e documentação técnica
• inconsistência de endereço, número ou cadastro do imóvel
• ausência de documento formal de conclusão
• falta de CND ou CND com dados divergentes
• diferença entre proprietário do CNO e proprietário da matrícula
• pendências cadastrais que impedem conferência do processo

Essas exigências custam tempo, criam retrabalho e muitas vezes obrigam o proprietário a refazer etapas que poderiam ter sido resolvidas com revisão técnica prévia.

Como evitar retrabalho antes de ir ao cartório

O caminho mais eficiente é organizar a regularização como um processo único, e não como “uma etapa que fica para o fim”.

Na prática, isso significa:

• revisar área, tipologia e dados da obra antes de qualquer apuração
• alinhar documentação municipal com a realidade da construção
• validar o CNO e preparar o SERO com critério técnico
• emitir a CND somente depois de conferir coerência completa

Esse alinhamento reduz a chance de exigências e acelera a averbação.

Como a Regular INSS de Obras ajuda

A Regular INSS de Obras atua para que a averbação aconteça com previsibilidade, sem surpresas no cartório e sem pagamento indevido na Receita Federal.

Serviços que executamos:

• conferência e revisão do CNO
• orientação e suporte técnico no SERO
• análise documental e técnica da obra para evitar inconsistências
• estratégia de regularização com foco em redução legal do INSS de obra
• emissão e acompanhamento da CND
• suporte até a fase final de averbação, reduzindo exigências e retrabalho

Encaminhe sua obra para análise técnica

Se você está próximo de vender, financiar ou apenas regularizar a matrícula do imóvel, não deixe a averbação para a última hora. A falta de alinhamento entre documentação municipal, CNO, SERO e CND é o principal motivo de exigências e atrasos.